Ihre Kundenpost einfach digital empfangen

Mit EMIL – der „Electronic Multi Intelligent Letterbox“ – schaffen Sie Effizienz und Kundenbegeisterung durch Digitalisierung im Filialbetrieb.

WER oder Was ist EMIL?

EMIL – die Abkürzung steht für „Electronic Multi Intelligent Letterbox“ – ist ein  multifunktionaler und intelligenter elektronischer Briefkasten. 

Multifunktional:
EMIL ersetzt in Ihrem Unternehmen sowohl herkömmliche Postbriefkästen wie auch Überweisungseinwurfboxen. Zusätzliche können Sie mit EMIL sofort die Annahme von Schecks – was bisher nur manuell möglich war – in die Selbstbedienung übertragen.
Des weiteren können Sie EMIL als internen Scanner für die Digitalisierung und Übermittlung jeglicher Formate von Filialen zu zentralen Bearbeitungseinheiten verwenden.

Intelligent:
EMIL ist selbsterklärend und erklärt sich selbst. EMIL spricht nämlich mit Ihren Kunden und sorgt so geduldig selbst dafür, dass die Kunden ihre Post gesichert abgeben können. Interaktiv und ganz ohne Unterstützung durch Mitarbeiter.

EMIL erkennt die unterschiedlichen Poststücke und Formulare und verteilt diese an die richtige Bearbeitungsstelle. Je nach Entwicklungsstand in Ihrem bestehenden Postverteilungssystem können Sie so kurzfristig in vollautomatisierte digitalisierte Bearbeitungsprozesse überleiten.

EMIL registriert alle Dokumenteneinreichungen revisionssicher mit Datum, Uhrzeit und Ort und verhindert das Versäumen von Ausführungsfristen.

Viele Kunden nutzen immer stärker die digitalen Kommunikationswege wie Email oder WhatsApp. Dadurch hat die physische Post in den letzten Jahren stark abgenommen. Einen Briefkasten in allen Filialen zu unterhalten ist aus wirtschaftlicher Sicht für Unternehmen oft nicht mehr rentabel, da die Leerung aufgrund zeitkritischer Dokumente nahezu täglich erfolgen muss. EMIL – unsere„Electronic Multi Intelligent Letterbox“ – bietet hier eine einzigartige Lösung. Mit der Digitalisierung des Posteingangs direkt durch den Kunden, entfällt die Notwendigkeit der täglichen Leerung der Briefkästen. Diese Innovation verbindet Tradition mit Moderne: Sie zeigt nach wie vor Präsenz vor Ort für den Kunden, welcher in jeder Filiale weiterhin seine papierhafte Post und Einreichungen wie Formulare, Überweisungen, Schecks oder Briefe abgeben kann. Gleichzeitig ist EMIL eine optimale Ergänzung zu unserem System INES VIDEO-BERATUNG für einen persönlichen Kundenservice vor Ort – ohne hohe Personal- und Logistikkosten.

Digitalisierung einfach umgesetzt zum Nutzen für Ihre Kunden und natürlich für Ihr Unternehmen.

Briefkasten und Überweisungsbox – das sind immer noch die beiden Standardinstallationen in jeder Bankfiliale. Trotz aller Bemühungen bei Digitalisierung und Selbstbedienung, es gibt sie noch – die papierhafte Post.

Bankbriefe, Kundenformulare, Überweisungen oder Scheckeinreichungen –  es gilt täglich zu Entleeren um Ausführungsfristen und Qualitätsstandards einhalten zu können. Das kostet Zeit und Geld. Zeit die Mitarbeiter oft viel besser in Kundenberatung investieren könnten und Geld das sie für Kurierfahrten und Logistik aufwenden müssen – unabhängig ob viel oder wenig Post angefallen ist. 

Und wenn ihr Unternehmen bereits weit entwickelt ist in der Digitalisierung, dann scannen weitere Mitarbeiter diese Post und Belege und verteilen an die richtigen Stellen.

Das Alles übernimmt zukünftig EMIL für Sie und überträgt die Scanning-Aufgabe an den Kunden – ohne das dies die Kunden als Arbeit verspüren – denn sie werfen nur wie gewohnt ihre Post in den Briefkasten. 

Und das Einzigartige daran ist: Sie können bereits morgen damit beginnen. EMIL ist eine stand alone Plug&play Lösung. Keine großen langwierigen Technikinstallationen oder Beratungsprojekte – einfach loslegen!

EMIL im Echteinsatz

EMIL e-Briefkasten besteht im wesentlichen aus drei Komponenten:

  • EMIL e-Briefkasten
  • Applikation ipsYdion PETRA Basis zum Sammeln und Mailen der Dokumente an Empfänger
  • Betriebsservice für Monitoring und Update-Service

Der EMIL e-Briefkasten besteht aus einem Chassis aus Stahlblech mit Frontbedienung inkl. Sicherheitsbügelschloss und austauschbarer großer Sammelbox. Durch einen Hochleistungs-Multifunktionsscanner können alle Belegformate bis DIN A4 beidseitig in einem Arbeitsgang erfasst werden. Mittels Sprachführung werden Kunden auf mögliche Fehlbedienungen hingewiesen. Individuelle Beschriftungen und Farben aus der RAL-Palette sind möglich.

Als Betriebssystem fungiert die speziell für EMIL entwickelte Applikation ipsYdion PETRA (Basis) der Firma IP Systeme. In der Basis-Version sammelt die Anwendung alle Dokumente und mailt diese an eine vordefinierte Empfängeradresse. Diese Leistung findet in einem gesicherten und zertifizierten Bankenrechenzentrum als WEB-Service statt, es ist keine Softwareinstallation in Ihrem Hause erforderlich.

Bereits in der Basisversion erfolgen Typkorrektur und Trennung von Zahlungsverkehrsbelegen zu normalen Dokumenten, sowie die Blattdrehung, Zuordnung und Reihenfolge-Positionierung. Die Verrechnung erfolgt nach Beleganzahl und ohne Fixkostenanteil. Vertragspartner ist die Firma IP Systeme GmbH & Co.KG.

ipsYdion PETRA ist für alle Unternehmen die noch keine digitale Postverteilung installiert haben die perfekte Lösung für eine einfache aber sehr effektive Workflow-Steuerung. Die Beratung dazu übernehmen die Spezialisten der Firma IP Systeme. Natürlich lässt sich EMIL auch an die meisten bestehenden DMS-Systeme andocken.

Durch den ausgelagerten Betriebsservice übernimmt die Firma IP Systeme das laufende Monitoring der EMIL- Installationen und den Update-Service. Über einen geringen monatlichen Beitrag ersparen Sie sich so interne Ressourcenbindung und aufwändige Technikeinschulung.

EMIL e-Briefkasten eignet sich für alle Unternehmen, die in der Fläche vor Ort von Kunden oder Mitarbeitern Post oder Dokumente entgegen nehmen möchten, ohne aufwändige Kurier- und Logistikosten zu bezahlen. Derzeit ist EMILvor allem bei Banken und Sparkassen im Einsatz, wo alle normalen Briefpoststücke, Kundenformulare, Scheckeinreichungen und Überweisungsbelege in allen Formaten entgegengenommen werden können. EMIL ersetzt dort den klassischen Bankbriefpostkasten und die Überweisungsboxen zum Belegeinwurf.
Weitere Branchen und Dienstleister zeigen bereits konkretes Interesse an EMIL.

  • Banken und Sparkassen
  • Direktbanken
  • Versicherungen
  • Tourismusverbände
  • Behörden und Kommunen
  • Industrie an Produktionsstandorten
  • Post- und Belegannahme in Bankfilialen oder bei SB-Standorten
  • Dokumentenannahme bei Partner-Standorten (Tankstellen, Kiosk, etc.)
  • Mitarbeiterdokumentenabgabe an Produktionsstandorten
  • Einreichung von manuellen Gästemeldeblättern an Tourismusverbände

Vor Ort präsent sein

Die Filiale bleibt der Ankerpunkt für die Kunden und die Geschäfte vor Ort. Der EMIL e-Briefkasten dient als Digitalisierungspunkt in der Filiale für Kunden ohne technische Affinität in einem gewohnten gesicherten Umfeld.

In Verbindung mit unserer INES VIDEO-BERATUNG können Sie so einen umfassenden  persönlichen ganzheitlichen Kundenservice anbieten, ohne aufwändige Kostenstrukturen.

EMIL und INES machen Ihnen eine personenlose Filiale mit persönlichem Service möglich.

Mehr Service für den Kunden

Mit dem EMIL e-Briefkasten vereinfachen Sie die Anlaufpunkte Ihrer Kunden und Beschleunigen die Abgabe von Post und Belegen.

Die gesicherte und bestätigte Abgabe von Dokumenten und Belegen erhöht die Servicequalität und Kundenzufriedenheit. Durch die Sprachsteuerung wird der Kunde interaktiv unterstützt.

Die Entgegennahme ist 24 Stunden / 7 Tage die Woche für die Kunden möglich und Sie steuern selbst, zu welchen Ausführungszeiten und Fristen Sie die Dokumente wo haben möchten

Vertrauen und Nähe wahren

Eine Bank oder ein Dienstleister sollten dort sein, wo der Kunde ist. EMIL e-Briefkasten erhält diese persönliche Nähe zu den Menschen an ihren gewohnten Orten und stärkt damit das Vertrauen sowie die Kundenbindung.

Effizienter arbeiten

Die Digitalisierung der Dokumente erfolgt direkt beim Eingang durch den Kunden. Die Dokumente werden kontinuierlich an die Bearbeitungsstellen geleitet, es gibt keine Spitzenbelastungen mehr zu kritischen Ausführungszeiten. Sie erhöhen die Prozessgeschwindigkeit durch elektronische Weiterleitung und Bearbeitung.
Die Dokumente werden revisionssicher angenommen – dokumentiert durch Datum, Ort und Zeit des Eingangs.

Sie sparen Kurierfahrten und externe Logistikkosten sowie die Arbeitszeit bei Mitarbeiter für die Entleerung von Briefkästen und Überweisungsboxen und für die anschließende zentrale Postverteilung.

Die Technik nutzen

Technik sollte in erster Linie eins: Dem Menschen nützlich sein. Bei unserem EMIL e-Briefkasten wird modernste Technik so eingesetzt, dass das Leben einfacher wird. Hohe Sicherheitsstandards und die Unabhängigkeit von komplexen zentralen Softwarelösungen machen den Einsatz in allen Umgebungen möglich.
Die Installation von EMIL ist so einfach wie das Aufhängen eines Briefkastens. Plug & play – eine Steckdose und ein Zugang zum Internet reichen aus.

Mit der integrierten Applikation ipsYdion PETRA Basis der Firma IP Systeme können Sie den e-Briefkasten als Start in Ihre digitale Postannahme und  -verteilung verwenden, ohne vorher langwierige Prozess- und Dokumentenanalysen oder Softwareprojekte gestartet zu haben.

Alle sprechen von der Digitalisierung. EMIL ist Digitalisierung – ohne dass man es merkt.
Die meisten Kunden oder Mitarbeiter haben keine Angst vor der Technik, sondern vor komplizierten Anwendungen. EMIL e-Briefkasten funktioniert ohne technische Kenntnisse durch den Kunden – das macht den Unterschied.

Erleben Sie unseren EMIL e-Briefkasten selbst und überzeugen Sie sich von der einzigartigen Lösung!

Unsere unterstützenden Leistungen

Wir unterstützen Sie beim Einsatz von EMIL.

Wie können Sie die Akzeptanz von EMIL bei Kunden und Mitarbeitern erhöhen? Welche bestehenden Arbeitsschritte und Logistikprozesse werden durch EMIL ersetzt? Welcher Standort ist optimal für EMIL? Wie verbinden Sie INES und EMIL zu einer maximalen Effizienzsteigerung in Ihrem Filialbetrieb?

Unsere Leistungen bezüglich EMIL für Sie:

+ Beratung zur optimalen Standortwahl und maximalen Effizienzausnützung

+ Lieferung des e-Briefkastens inkl. Konzepthandbuch für Installation und Integration

+ Schulung der Mitarbeiter für die Anwendung und Kundeneinführung

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